Entwurf, Stand 19. Oktober 2026. Vor Veröffentlichung vollständig ausfüllen und rechtlich prüfen lassen.
1. Betrieb und Infrastruktur
KI.ordo läuft auf einem einzelnen, von uns betreuten Server [Standort bzw. Hoster und Land]. Im Tarif Enterprise läuft KI.ordo auf einem Server des Kunden; für dessen physische Sicherheit und Betriebssystem ist der Kunde verantwortlich, soweit nichts anderes vereinbart ist.
Alle Inhalte liegen in einer Datenbank auf diesem Server. Externe Dienste nutzen wir nur für KI-Antworten und die auf der Seite Unterauftragsverarbeiter genannten Zwecke.
2. Verschlüsselte Übertragung
Unter unserer Domain erreichen Sie KI.ordo nur über HTTPS (TLS). Anmelde-Cookies werden dann ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen gesendet. Die Verbindung zum KI-Anbieter ist immer verschlüsselt.
3. Anmeldung und Zugriff
- Passwörter speichern wir nur als Hash mit dem Verfahren scrypt und zufälligem Salt.
- Sitzungen laufen über ein HttpOnly-Cookie mit SameSite-Schutz. Auf dem Server speichern wir nur einen Hash des Sitzungsschlüssels. Eine Sitzung endet nach 14 Tagen oder bei Abmeldung.
- API-Schlüssel speichern wir ebenfalls nur als Hash. Sie lassen sich jederzeit widerrufen; die letzte Nutzung ist sichtbar.
- Rollen je Arbeitsbereich: Eigentümer, Admin, Bearbeiter und Betrachter. Jede Person sieht nur die Arbeitsbereiche, in denen sie Mitglied ist.
- Wichtige Änderungen landen im Änderungsprotokoll des Arbeitsbereichs.
4. Schutz vor Missbrauch
- Öffentliche Zugänge wie Anmeldung, Kontaktformular, Website-Chat und Webhooks begrenzen die Zahl der Anfragen je Adresse und Minute.
- Den Website-Chat können Sie auf freigegebene Websites beschränken.
- Web-Anfragen aus Abläufen dürfen keine internen oder privaten Netzadressen erreichen.
- Ein monatliches Token-Limit je Arbeitsbereich verhindert unerwartete Kosten.
5. Datensicherung
Die Datenbank wird jede Nacht gesichert. Wir halten die Sicherungen der letzten sieben Tage vor. [Ort der Sicherungen, z. B. zusätzlich verschlüsselt außer Haus]
6. Organisation
Abschnitte 6 und 7 vor Veröffentlichung an die tatsächliche Praxis anpassen.
- Zugriff auf den Server haben nur [Anzahl / Rollen] Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
- Auf Kundeninhalte greifen wir nur zu, wenn es für Support oder Betrieb nötig ist oder der Kunde es wünscht.
- Geräte mit Zugang zum Server sind verschlüsselt und mit Bildschirmsperre geschützt.
- Nicht mehr benötigte Datenträger löschen wir sicher oder vernichten sie.
7. Updates und Prüfungen
Wir halten Betriebssystem und Softwarepakete aktuell und prüfen neue Versionen von KI.ordo vor der Auslieferung mit automatischen Tests. [Externe Sicherheitsprüfungen oder Zertifizierungen ergänzen, sobald vorhanden]
8. Vorfälle
Stellen wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten fest, informieren wir betroffene Kunden ohne unangemessene Verzögerung und unterstützen sie bei ihren Meldepflichten. Soweit wir selbst verantwortlich sind, melden wir den Vorfall innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO).
9. Sicherheitslücken melden
Haben Sie eine Schwachstelle gefunden? Schreiben Sie an [email protected]. Bitte geben Sie uns Zeit, das Problem zu beheben, bevor Sie es veröffentlichen, und greifen Sie nicht auf Daten anderer zu.